Prozess

Optimierter Arbeitsablauf bei der Entgeltabrechnung für eine reibungslose Bearbeitung

Der monatliche Arbeitsablauf sollte für alle Beteiligten so unkompliziert wie möglich sein. Zu diesem Zweck haben wir feste Prozesse und Routinen entwickelt, die unsere Kunden nutzen, um Fehler oder Schnittstellenprobleme zu vermeiden.

Es gibt feste Termine für die Übermittlung der Abrechnungsdaten sowie Termine für die schnelle Rückgabe der fertigen Abrechnung.

Die monatliche Datenübermittlung erfolgt elektronisch in einem abgestimmten und vereinbarten Format.

Unsere Kunden können keinen Termin verpassen, da wir zum einen die Meldungen an die Behörden übermitteln und auf Zahlungstermin hinweisen.

Bei unserem Arbeitsprozess berücksichtigen wir die Bedürfnisse anderer Abteilungen, wie z.B. der kundenseitigen Finanzabteilung, mit vorbereiteten Zahlungsanweisungen, SEPA Dateien oder dem Einrichten von Lastschriftmandaten mit den Krankenkassen.

Die Erreichbarkeit eines Teams bei BüroPartner gewährleistet, dass Fragen schnell und effizient beantwortet werden können. Unsere Kunden profitieren von unserer langjährigen Erfahrung, die es BüroPartner ermöglicht, Herausforderungen schnell und flexibel anzunehmen.

Schritt 1: Vorbereitung
Die Kunden übermitteln alle lohnrelevanten Informationen zu einem vereinbarten Termin. Das können Personalstammdaten bei Neueinstellungen oder Bonuszahlungen sein, An- und Abwesenheitszeiten oder eine Adressänderung bei Mitarbeitenden.
Schritt 2: Datenüberprüfung
Unsere fachkundigen Teammitglieder prüfen und erfassen die Daten nach Kostenstellen, Kostenträgern oder Abrechnungskreisen. Berücksichtigen tarifliche Veränderungen oder sonstige individuelle Besonderheiten.
Schritt 3: Die Abrechnung
Mit der Abrechnung versenden wir fristgerecht alle Meldungen elektronischen über gesetzlich vorgeschriebene Schnittstellen zu den Behörden. Darüber hinaus erstellen wir eine Prima Nota, und drucken monatlich die Arbeitgeberauswertungen, sowie die Entgeltsabrechnungen für die Belegschaft. Wir liefern Details zu allen Zahlungen und Abzügen über jeden Mitarbeitenden für jeden Lohnzeitraum.
Schritt 4: Post-Payroll
Wie vereinbart, werden weitere unternehmensspezifische Berichte erstellt und zusammen mit den Standardberichten an unsere Kunden geliefert. Wenn kundenseitig ein externer Partner, z.B. ein Steuerbüro, spezielle Berichte erhalten soll, liefern wir diese entsprechend. Entgeltsabrechnungen und alle mitarbeiterbezogenen Bescheinigungen können nun in die digitalen Bereiche hochgeladen oder an die Privatadresse der Mitarbeitenden geschickt werden.

Wir haben Schnittstellen entwickelt, die es uns ermöglichen, erhaltene Daten aus verschiedenen Quellen, Formaten und Systemen zu empfangen. Mit diesen flexiblen Werkzeugen können wir die Informationen von z. B. Zeiterfassungssoftware und anderen kundenspezifischen Quellen, erfassen und an die Anforderungen unserer Lohnsoftware anpassen.

Längst sind wir in der digitalen Zukunft angekommen und haben damit die Arbeitsprozesse verschlankt. Die digitale Archivierung aller Daten und Informationen ermöglicht einen präzisen Austausch innerhalb des Teams und eine genaue Steuerung der Zugriffsberechtigung.